ഇവൻ്റുകൾ ഔദ്യോഗികമായി രേഖപ്പെടുത്താൻ അനുവദിക്കുന്ന രേഖകളാണ് മിനിറ്റ്സ്. ഇവൻ്റ് സംഭവിച്ചതുപോലെ രേഖപ്പെടുത്താനും ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ അത് റഫറൻസ് ചെയ്യാനും ഔദ്യോഗികവും ശരിയായതുമായ രീതിയിൽ വിവരങ്ങൾ പങ്കുവെക്കാനും നിയമപരമായ സംരക്ഷണത്തിനും മിനിറ്റുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു. സംഭവത്തിൻ്റെ ഔദ്യോഗിക അറിയിപ്പ് മിനിറ്റുകളിലൂടെയാണ് നൽകുന്നത്.
എന്താണ് ഒരു മിനിറ്റ്?
ഒരു ഇവൻ്റിൻ്റെയോ മീറ്റിംഗിൻ്റെയോ ഇടപാടിൻ്റെയോ സംഭാഷണത്തിൻ്റെയോ ഉള്ളടക്കം കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്ന പ്രക്രിയയാണ് മിനിറ്റുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നത്. നിയമനടപടികളിൽ സംരക്ഷണം നൽകുന്നതിനും സംഭവം ഔദ്യോഗികമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനും നിയമനടപടികളിൽ ഔദ്യോഗിക രേഖയായി അതിനെ പരാമർശിക്കുന്നതിനും സാഹചര്യം കൃത്യമായി അറിയിക്കുന്നതിനും മിനിറ്റുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നു.
ഔദ്യോഗിക സ്ഥാപനങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുന്ന മിനിറ്റുകളിൽ പോലീസ്, നോട്ടറി, കോടതി, കമ്പനികൾ, സർക്കാർ ഓഫീസുകൾ അല്ലെങ്കിൽ ഔദ്യോഗിക സ്ഥാപനങ്ങൾ എന്നിവയ്ക്ക് ഒപ്പിടാം.
മിനിറ്റ് എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കാം?
മിനിറ്റ്സ് ഔദ്യോഗിക രേഖകളായതിനാൽ, അവ തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ പാലിക്കേണ്ട ചില നിയമങ്ങളുണ്ട്. റെക്കോർഡ് ചെയ്യേണ്ട ഇവൻ്റിൻ്റെ സ്വഭാവവും സ്ഥലവും സംബന്ധിച്ച് മിനിറ്റ് കീപ്പിംഗ് നടപടിക്രമങ്ങളിൽ മാറ്റങ്ങളും വ്യത്യസ്ത വിശദാംശങ്ങളും ഉണ്ടായിരിക്കാം. മിനിറ്റുകൾ എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കാം എന്നതിൻ്റെ ഉദാഹരണമായി നിങ്ങൾക്ക് ഇനിപ്പറയുന്ന വ്യവസ്ഥകൾ പ്രയോഗിക്കാവുന്നതാണ്:
- മിനിറ്റുകളുടെ ഉള്ളടക്കം ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, നിയമങ്ങൾക്കനുസൃതമായി നിങ്ങൾ ശീർഷകം എഴുതണം. റിപ്പോർട്ടിലെ വിഷയമായ സംഭവത്തിന് പ്രത്യേക സാഹചര്യം ഇല്ലെങ്കിൽ, തലക്കെട്ട് പേജിൻ്റെ മധ്യത്തിലും വലിയ അക്ഷരത്തിലും 'MINUTES' എന്ന് എഴുതണം.
- റിപ്പോർട്ടിൽ വിവരിച്ച സംഭവത്തിൻ്റെ നിജസ്ഥിതി വ്യക്തമാക്കിയ ശേഷം, സംഭവത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിശദമായ വിവരങ്ങൾ നൽകണം. സംഭവത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിശദമായ വിവരങ്ങൾക്ക് പുറമേ, സംഭവവിവരങ്ങൾ എങ്ങനെ ലഭിച്ചു എന്നതും റിപ്പോർട്ടിൽ ഉൾപ്പെടുത്തണം.
- എന്താണ് സംഭവം, എവിടെയാണ് നടന്നത്, തീയതിയും സമയവും തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങൾ വ്യക്തമായി രേഖപ്പെടുത്തണം.
- റിപ്പോർട്ടിൽ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന സംഭവവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് തെളിവായി പരിഗണിക്കാവുന്ന തെളിവുകളുണ്ടെങ്കിൽ ഇവയും റിപ്പോർട്ടിൽ ചേർക്കണം. തെളിവുകൾ എങ്ങനെ ലഭിച്ചു എന്ന വിവരവും റിപ്പോർട്ടിൽ ഉൾപ്പെടുത്തണം.
- മിനിറ്റുകൾ ഒന്നിൽ കൂടുതൽ പേജുകൾ എടുക്കുകയാണെങ്കിൽ, പേജുകളുടെ പിൻഭാഗം ശൂന്യമാക്കുകയും പുതിയ പേജുകൾ അക്കമിട്ട് നൽകുകയും വേണം.
- മിനിറ്റിൽ വിവരങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള ആളുകളുടെ നനഞ്ഞ ഒപ്പുകളും ആവശ്യമാണ്. ഒപ്പ് ഇല്ലാത്ത മിനിറ്റുകൾക്ക് സാധുതയില്ല.
മിനിറ്റ് തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ
മിനിറ്റുകൾ ഔദ്യോഗിക രേഖകളായതിനാൽ, മിനിറ്റ് തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ ചില ടെംപ്ലേറ്റുകളും നിയമങ്ങളും പാലിക്കേണ്ടതുണ്ട്. മിനിറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതിലെ പ്രധാന പോയിൻ്റുകൾ ഇനിപ്പറയുന്നവയാണ്:
- A4 അല്ലെങ്കിൽ A5 പേപ്പറുകളിൽ ഇത് തയ്യാറാക്കണം.
- മിനിറ്റുകളുടെ തലക്കെട്ട് പേജിൻ്റെ മധ്യത്തിൽ വലിയ അക്ഷരങ്ങളിൽ എഴുതണം.
- സംഭവം നടന്ന തീയതിയും സമയവും, സംഭവം എങ്ങനെ സംഭവിച്ചു, സംഭവം എങ്ങനെ പഠിച്ചു തുടങ്ങിയ വിശദാംശങ്ങളും വിശദമായി ഉൾപ്പെടുത്തണം.
- സംഭവവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട തെളിവുകളും റിപ്പോർട്ടിൽ ഉൾപ്പെടുത്തണം.
- മിനിറ്റിൽ പേരുള്ള ആളുകളുടെ തിരിച്ചറിയൽ വിവരങ്ങളും ഉൾപ്പെടുത്തണം.
- മിനിറ്റുകളുടെ അവസാനം, തീയതിയും സമയവും മിനിറ്റ് സൂക്ഷിക്കുകയും സൂചിപ്പിച്ച വ്യക്തികളുടെ ഒപ്പുകൾ ഉൾപ്പെടുത്തുകയും വേണം, അങ്ങനെ അവസാനം വ്യക്തമാകും.
മിനിറ്റുകളുടെ ഉപയോഗം എന്താണ്?
സംഭവം റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യേണ്ട സന്ദർഭങ്ങളിൽ ഔദ്യോഗിക രേഖകളായതിനാൽ മിനിറ്റുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നു. എൻ്റർപ്രൈസ്, ജീവനക്കാരൻ-തൊഴിൽ ദാതാവ് ബന്ധങ്ങളുടെ മാനേജർ സാഹചര്യങ്ങൾക്കുള്ള റഫറൻസ് എന്ന നിലയിൽ, സംഭവിച്ച സംഭവങ്ങൾക്ക് നിയമപരവും നിയമപരവുമായ സംരക്ഷണമായി മിനിറ്റ് വർത്തിക്കുന്നു. മിനിറ്റുകൾ ഔദ്യോഗിക രേഖകളായി അവതരിപ്പിക്കുന്നതിനും സംഭവത്തിന് ഉപയോഗപ്രദമാകുന്നതിനും, അവ യഥാർത്ഥ വിവരങ്ങളോടും ശ്രദ്ധയോടും കൂടി തയ്യാറാക്കണം. വ്യത്യസ്ത പരിപാടികൾക്കും ഉദ്ദേശ്യങ്ങൾക്കുമായി മിനിറ്റുകൾ ഔദ്യോഗിക രേഖകളായി ഉപയോഗിക്കാം. മിനിറ്റുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നതിൻ്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ നമുക്ക് ഇനിപ്പറയുന്ന രീതിയിൽ പട്ടികപ്പെടുത്താം:
- കോടതി, നോട്ടറി, ഔദ്യോഗിക ഓഫീസുകൾ അല്ലെങ്കിൽ പൊതു സ്ഥാപനങ്ങൾ എന്നിവ നിയമപരമായ നടപടിക്രമങ്ങളിൽ തെളിവായി സൂക്ഷിച്ചിരിക്കുന്ന മിനിറ്റ്സ് ഉപയോഗിച്ച് അവർ നിയമ പരിരക്ഷ നൽകുന്നു.
- ഉപരോധങ്ങളോ ക്രിമിനൽ നടപടികളോ ആവശ്യമായി വരുന്ന സന്ദർഭങ്ങളിൽ, സംഭവത്തിൻ്റെ നടപടിക്രമം സംബന്ധിച്ച ഔദ്യോഗിക രേഖകളായി മിനിറ്റ്സ് കോടതിയിൽ അവതരിപ്പിക്കുന്നു.
- ബിസിനസ് സ്ഥാപനങ്ങളിൽ, മീറ്റിംഗുകളുടെയും ചർച്ചകളുടെയും ഉള്ളടക്കത്തിൻ്റെ വിശദാംശങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കാൻ മിനിറ്റ്സ് സൂക്ഷിക്കാം. ഭാവി തീരുമാനങ്ങളിൽ ഈ മിനിറ്റ് ഉപയോഗിച്ചേക്കാം.
- ജോലിസ്ഥലത്തെ സംഭവങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നിയമപരമായ നടപടിക്രമങ്ങളിൽ തൊഴിലുടമയെയും ജീവനക്കാരനെയും സംരക്ഷിക്കുന്നതിനായി ജോലിസ്ഥലങ്ങളിൽ സൂക്ഷിക്കുന്ന മിനിറ്റ് സൂക്ഷിക്കാവുന്നതാണ്.
അവരുടെ സാഹചര്യത്തിനനുസരിച്ച് മിനിറ്റ് എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കാം?
സംഭവം രേഖപ്പെടുത്തേണ്ട സന്ദർഭങ്ങളിൽ, വിവിധ മേഖലകളിലാണെങ്കിലും മിനിറ്റുകൾ സൂക്ഷിക്കാം. ബിസിനസ്സ് ജീവിതം, വിദ്യാഭ്യാസം, ആരോഗ്യം എന്നീ നിലകൾ, നിയമപരമോ ക്രിമിനൽ നടപടികളോ എന്നിവയ്ക്കായി മിനിറ്റ് സൂക്ഷിക്കാവുന്നതാണ്. ആശുപത്രി പരിശോധനകളിലും ചികിത്സകളിലും പ്രശ്‌നങ്ങളുണ്ടെങ്കിൽ, ആരോഗ്യനില, വിദ്യാഭ്യാസ ജീവിതത്തിലെ അച്ചടക്കം തുടങ്ങിയ ശിക്ഷാ റിപ്പോർട്ട്, സൈനിക മേഖലകളിലെ പ്രശ്‌നങ്ങൾ, ജോലിസ്ഥലത്ത് അപകടങ്ങൾ എന്നിവ സംബന്ധിച്ച റിപ്പോർട്ട് എന്നിവ സൂക്ഷിക്കാം.
ഒരു ട്രാഫിക് അപകട റിപ്പോർട്ട് എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കാം?
മെറ്റീരിയൽ കേടുപാടുകൾ ഉള്ള ട്രാഫിക് അപകട റിപ്പോർട്ട് ഇനിപ്പറയുന്ന നിയമങ്ങൾക്കനുസൃതമായി തയ്യാറാക്കാം:
- അപകടത്തിൽപ്പെട്ടവർ മാത്രം റിപ്പോർട്ട് രണ്ട് കോപ്പികളായി പൂരിപ്പിക്കണം. നിങ്ങൾ അപകടത്തിൽ പെട്ടാൽ, ലൈസൻസ് ഇല്ലെങ്കിലും റിപ്പോർട്ട് പൂരിപ്പിക്കേണ്ടത് നിർബന്ധമാണ്.
- മിനിറ്റുകൾക്കായി പൂരിപ്പിച്ച ഫോം ഫോട്ടോകോപ്പി ആണെങ്കിലും, കക്ഷികളുടെ നനഞ്ഞ ഒപ്പുകൾ മിനിറ്റിൽ ഉണ്ടായിരിക്കണം.
- ഫോമിലെ വിവരങ്ങൾ അപൂർണ്ണമായി പൂരിപ്പിക്കുകയും അപകട കാരണം വ്യക്തമായി പറയുകയും വേണം.
- കമ്പനിയും പോളിസിയും തിരിച്ചറിയാൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ റിപ്പോർട്ട് അസാധുവാകും എന്നതിനാൽ, ഇൻഷുറൻസ് കമ്പനികളും കക്ഷികളുടെ ട്രാഫിക് പോളിസി നമ്പറുകളും പൂർണ്ണമായും കൃത്യമായും പ്രസ്താവിക്കേണ്ടതാണ്.
- അഞ്ച് പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിനകം റിപ്പോർട്ട് ഇൻഷുറൻസ് കമ്പനിക്ക് സമർപ്പിക്കണം.
സൈനിക റിപ്പോർട്ടുകൾ എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കാം?
സൈനിക ഫീൽഡുകളിൽ, മിനിറ്റുകൾക്ക് സാധാരണയായി ഒരു നിശ്ചിത ടെംപ്ലേറ്റ് ഉണ്ട്. ഉദാഹരണത്തിന്, റിപ്പോർട്ട് ഒരു അച്ചടക്ക സംഭവവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടതാണെങ്കിൽ, റിപ്പോർട്ട് പേജിൻ്റെ മുകളിലെ മധ്യഭാഗത്ത് 'INDISCIPLINE DETECTION REPORT' പോലുള്ള ഒരു തലക്കെട്ട് എഴുതിയിരിക്കുന്നു. സംഭവം നടന്ന തീയതി, കൃത്യമായ സമയം, കൃത്യമായ സ്ഥലം എന്നിവ വ്യക്തമാക്കിയ ശേഷം സംഭവത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങളും സംഭവത്തിൽ പരാമർശിച്ച പേരുകളും റിപ്പോർട്ടിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. മിനിറ്റ്സ് സൂക്ഷിച്ചിരിക്കുന്ന തീയതി അവസാനം പ്രസ്താവിച്ചതിന് ശേഷം, മിനിറ്റിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന വ്യക്തികളുടെയും മിനിറ്റ്സ് സൂക്ഷിച്ച വ്യക്തിയുടെയും നനഞ്ഞ ഒപ്പുകൾ ഉപയോഗിച്ച് മിനിറ്റ്സ് അന്തിമമാക്കുന്നു.
വിദ്യാർത്ഥികളുടെ റിപ്പോർട്ടുകൾ എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കാം?
മറ്റ് മിനിറ്റുകളിലെന്നപോലെ, റിപ്പോർട്ടിൻ്റെ ശീർഷകം വലിയ അക്ഷരങ്ങളിൽ എഴുതിയതിന് ശേഷം, ഇവൻ്റ് തീയതി, സമയം, ഇവൻ്റ് വിശദാംശങ്ങൾ, ഇവൻ്റിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന പേരുകൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. മിനിറ്റുകളുടെ തീയതി അവസാനം ചേർത്തതിന് ശേഷം, വിദ്യാർത്ഥി, അധ്യാപകൻ, അസിസ്റ്റൻ്റ് പ്രിൻസിപ്പൽ, പ്രിൻസിപ്പൽ എന്നിവരുടെ നനഞ്ഞ ഒപ്പുകൾ ഉപയോഗിച്ച് മിനിറ്റ് അന്തിമമാക്കും.